FAQ für Einsatzstellen

Gibt es bereits eine passende Person, die sich aktiv bei Ihnen gemeldet hat, dann finden Sie hierzu einen Anmeldebogen unter Informationen - FSJ DRK KV Köln e.V. (freiwilligendienste-koeln.de)
Bitte füllen Sie dieses Formular aus und senden Sie es an anmeldung@drk-koeln.de.
Sollte noch keine potentielle freiwillig dienstleistende Person bekannt sein, werden Ihre bei uns in der Datenbank vorhandenen Stellen aktiv in unserer Stellenvermittlung berücksichtigt und Sie werden darüber in Kenntnis gesetzt.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit Ihre Stellen auf unsere Homepage und unseren Social Media Kanälen Facebook und Instagram zu bewerben. Hierzu füllen Sie bitte folgendes: XXXX
 

Freiwillige sind von der Gebühr für die Erteilung eines Führungszeugnisses befreit. Dafür wird eine Bescheinigung über die Ableistung eines Freiwilligendienstes benötigt. Diese erstellen wir als Träger und die Freiwilligen erhalten sie mit ihren Vertragsunterlagen.
Das Führungszeugnis ist Ihnen als Einsatzstelle vor Dienstbeginn vorzulegen. Wir empfehlen Ihnen, die Freiwilligen ggf. über die Notwendigkeit zu informieren.
 

Im BFD: Die Verträge werden zwischen Teilnehmenden, Einsatzstelle und dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BaFzA) geschlossen. Die Teilnehmenden erhalten die Vertragsunterlagen von uns per Post oder bei kurzfristigeren Einstellungen werden sie von uns zu einem Unterschriftstermin vor Ort eingeladen. Im Anschluss erhalten Sie die Verträge zur Unterschrift. Die von allen Parteien unterzeichneten Teilnehmendenverträge müssen vor Dienstbeginn dem BaFzA zur Genehmigung vorliegen. Alle Vertragsparteien erhalten für ihre Unterlagen ein Exemplar, das Ihnen vom Bundesamt zugeht. Link zu Video Verträge?
Im FSJ: Im Freiwilligen Sozialen Jahr (FSJ) wird der Vertrag zwischen den Teilnehmenden, Ihnen als Einsatzstelle und dem DRK als Träger geschlossen. Die Verträge werden vor Dienstbeginn an die freiwillig dienstleistende Person versandt oder bei kurzfristigen Einstellungen zum Unterschriftstermin eingeladen. Danach erhalten Sie die Vertragsexemplare zur Unterschrift. Nachdem der Vertrag durch alle Parteien geschlossen wurde, erhalten alle ein Exemplar für Ihre Unterlagen.
 

Die Dauer des Freiwilligendienstes kann zwischen sechs und 18 Monaten betragen. In der Regel wird ein Freiwilligendienst über den Zeitraum von 12 Monate absolviert. Wenn die Dauer des Einsatzes weniger als sechs Monate beträgt, kann der Freiwilligendienst nicht anerkannt werden. 
Wir empfehlen eine genaue Absprache mit den Freiwilligen, da viele den Freiwilligendienst für die Ausbildung oder das Studium anrechnen lassen.

Die fachkundige Praxisanleitung hat die Aufgabe, die Freiwilligen mittels eines Einarbeitungsprogramms in die Abläufe der Einrichtung einzuweisen und in das bestehende Team zu intergieren. Wir empfehlen zudem regelmäßig Reflexionsgespräche zu führen, um die Freiwilligen in ihrer Reflexionsfähigkeit zu stärken. Hierfür stellen wir Ihnen entsprechende Unterlagen zur Verfügung LINK. Zudem bieten wir jährlich eine kostenfreie Schulung für alle interessierten Anleitungen an, in welcher sie ihre Kompetenzen erweitern und sich mit Anleitungen anderer Einrichtungen austauschen können.

Freiwillige werden während des gesamten Freiwilligendienstes durch pädagogische Mitarbeitende des DRK begleitet. Dies beinhaltet zum einen die Gestaltung und Begleitung der 25 Bildungstage und zum anderen die persönliche Beratung sowie eine individuelle Sprechstunde während der Bildungsseminare. 
Die persönliche Begleitung wird mittels der Bildungsübersicht in den Vertragsunterlagen zu Beginn bekannt gegeben. Sie ist auch abseits der Seminare für die Freiwilligen zuständig und ansprechbar.
Wir empfehlen Ihnen die persönliche Begleitung frühzeitig zu kontaktieren, sollte es zu Problemen oder Konflikten mit der freiwillig dienstleistenden Person kommen.

Die Ansprechpersonen für Antidiskriminierung (ADA) beraten Freiwillige bei Vorfällen von Diskriminierung in der Einsatzstelle oder im Seminar und leiten auf Wunsch an externe Beratungsstellen weiter. Ansprechbar sind Stefanie Böing und Janica Röhm. (Verweis Kontakt)

Die Ansprechpersonen für die Prävention sexualisierter Gewalt (PSG) beraten Sie bei einem Vorfall in Ihrer Einrichtung. Ebenso stehen die Ansprechpersonen den Freiwilligen für ein beratendes Gespräch zur Verfügung. Sie leiten auf Wunsch an externe Beratungsstellen weiter. Ansprechbar sind Danica Steuber und NN. Verweis?

Für die Planung und Umsetzung der verpflichtenden Bildungsseminare ist das DRK KV Köln e.V. zuständig. Wir planen die Seminare frühzeitig und informieren Sie als Einsatzstelle und die Freiwilligen direkt zu Beginn des Dienstes über die Termine. Sie sind verpflichtet die Freiwilligen für diese Termine freizustellen. Bei 12 Monaten Freiwilligendienst sind 25 Bildungstage Pflicht. Wir empfehlen die Bildungsseminare direkt zu Beginn des Dienstes in die Jahresplanung und Dienstplanung aufzunehmen.
Nach Möglichkeit bieten wir Ihnen Termine innerhalb oder außerhalb der Schulferien an. Ihren Wunsch können Sie auf dem Anmeldebogen vermerken.

Zwei Besonderheiten bestehen im BFD: Hier ist eine Seminarwoche mit dem Themenschwerpunkt politische Bildung verpflichtend. In dieser Seminarwoche nehmen alle BFDler*innen bei einem Bildungszentrum des Bundes an Bildungsseminaren teil. Freiwillige über 27 müssen zudem bei einem 12-monatigen Dienst nur an 12 Bildungstagen teilnehmen.

Wenn sich in der Zusammenarbeit mit Freiwilligen ein Konflikt anbahnt, steht Ihnen die persönliche Begleitung der freiwillig dienstleistenden Person beratend zur Seite. Wir empfehlen eine frühe Kontaktaufnahme, um eine Eskalation des Konflikts zu vermeiden. Wir kommen auch gerne für ein klärendes Gespräch in Ihre Einrichtung. Als Hilfsmittel nutzen wir dabei gerne unseren Dokumentationsbogen. (Link)

Die Probezeit dient den Freiwilligen und Ihnen als Einsatzstelle dazu sich kennen zu lernen. 
Im FSJ beträgt die Probezeit drei Monate und im BFD sechs Wochen. 
In dieser Zeit gilt eine verkürzte Kündigungsfrist für die Freiwilligen. Auch Sie als Einsatzstelle können den Dienst ohne Angabe von Gründen mit einer verkürzten Frist von 14 Tagen kündigen.
Wir bieten an, die Kündigung für Sie vorzunehmen.

Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ): Im Freiwilligen Sozialen Jahr besteht in den ersten drei Monaten während der Probezeit eine Kündigungsfrist von zwei Wochen für alle Vertragsparteien. Unsere Dienstleistung ist, die Kündigung auf Ihren Wunsch hin auszusprechen und alles Notwendige in die Wege zu leiten. 
Bundesfreiwilligendienst (BFD): Die ersten sechs Wochen des Einsatzes gelten als Probezeit. Während dieser Probezeit kann die Vereinbarung von jeder Vertragspartei mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Sie als Einsatzstelle können vom Bundesamt ohne Angabe von Gründen innerhalb der Probezeit eine Kündigung verlangen. 
Nach Ablauf der Probezeit kann die Vereinbarung von den Parteien mit einer Frist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats gekündigt werden (ordentliche Kündigung). Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.
Sollte die Kündigungsfrist nicht eingehalten werden können, besteht die Möglichkeit einer Aufhebung.

Wenn die mögliche Kündigungsfrist bereits überschritten wurde, gibt es in dringenden Fällen die Möglichkeit den Vertag mit sofortiger Wirkung aufzuheben. Dies setzt das Einverständnis der freiwillig dienstleistenden Person und Ihnen als Einsatzstelle voraus.

Die Verlängerung des Freiwilligendienstes ist grundsätzlich möglich. Er kann auf bis zu 18 Monate verlängert werden. Sind alle Vertragsparteien mit der Verlängerung einverstanden, benötigen wir erneut einen Anmeldebogen mit dem neuen Enddatum.
Wir empfehlen die Verlängerung frühzeitig auf den Weg zu bringen, vor allem bevor der aktuelle Dienstzeitraum endet.

Wenn Freiwillige sich auf dem Arbeitsweg oder während der Dienstzeit verletzen, muss der Unfall von der Einsatzstelle bei der zuständigen Berufsgenossenschaft gemeldet werden. Wir benötigen zeitgleich eine Information an die persönliche Begleitung. Bei Unfällen während der Seminarzeit wird die Meldung vom DRK KV Köln e.V. übernommen. 

Wenn Freiwillige nicht zum Dienst erscheinen, melden Sie die Fehlzeit unserer Personalabteilung. Wir empfehlen dies immer zeitnah zu kommunizieren. Im Folgenden prüfen wir, ob eine entschuldigte (eAU/AU) oder unentschuldigte Fehlzeit vorliegt. Unentschuldigte Fehltage werden anteilig vom Taschengeld der Freiwilligen und somit auch anteilig von Ihrer Einsatzstellenrechnung abgezogen. Zudem erhalten die Freiwilligen eine schriftliche Ermahnung.

Die Regelungen des Mutterschutzgesetzes finden auch für Freiwillige Anwendung. Daraus wird abgeleitet, dass bei Schwangerschaft ein Anspruch auf einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld sowie ein Anspruch auf Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverboten entsteht.

Der Freiwilligendienst ist im Stundenumfang grundsätzlich vergleichbar einer Vollzeitbeschäftigung in der jeweiligen Einsatzstelle zu leisten. Minderjährige Freiwillige dürfen nicht mehr als acht Stunden täglich und nicht mehr als 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden.
Wir empfehlen das Thema Arbeitszeit bereits im Vorstellungsgespräch zu thematisieren.

Grundsätzlich ist eine Nebentätigkeit zum Freiwilligendienst möglich. Hierzu muss ein formloser Antrag an Sie als Einsatzstelle gerichtet und von Ihnen bewilligt werden. Ausgeschlossen ist jedoch, dass Freiwillige in Ihrer Einrichtung verschiedenen Beschäftigungsformen nachgehen. Den formlosen Antrag leiten Sie an die zuständige persönliche Begleitung weiter. 

Jede Arbeitsunfähigkeit ist von der freiwillig dienstleistenden Person vor Dienstbeginn in Ihrer Einrichtung anzuzeigen. Im FSJ muss ab dem ersten Tag eine AU vorliegen, im BFD ab dem dritten Tag. Nachdem Sie der Personalabteilung des DRK KV Koöln e.V. die Arbeitsunfähigkeit gemeldet haben, rufen wir die elektronische AU ab. Im Falle einer papierhaften AU leiten Sie uns diese bitte zeitnah weiter. Bei einer längeren Arbeitsunfähigkeit erhalten auch Freiwillige eine Entgeltfortzahlung. Wir empfehlen hier einen engen Austausch mit der zuständigen persönlichen Begleitung. Querverweis?

Die Verwaltung der Freiwilligendienste des DRK Köln erstellt monatlich eine Abrechnung der im Kooperationsvertag geregelten Pauschalen. Diese beinhaltet das Taschengeld, sowie einen Zuschuss für Verpflegung und die Sozialversicherungsbeiträge für die freiwillig dienstleistende Person, die Pauschale für die pädagogische Begleitung und für die Verwaltungstätigkeiten. Die Abrechnung ist abzüglich der Zuschüsse des Bundes zu verstehen. Die Auszahlung des Taschengeldes an die freiwillig dienstleistende Person erfolgt durch die Personalabteilung des DRK KV Kölns.

Für Tätigkeiten, bei denen eine Arbeits- oder auch Schutzkleidung vorgeschrieben wird, ist diese von Ihnen als Einsatzstelle unentgeltlich zu stellen. Die Einsatzstelle hat auch für die notwendige Reinigung oder Instandsetzung zu sorgen.

Kosten für veranlasste, ggf. notwendige ärztliche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen werden von Ihnen als Einsatzstelle übernommen. Minderjährige Freiwillige müssen in jedem Fall laut Jugendarbeitsschutzgesetz eine ärztliche Erstuntersuchung (§32) nachweisen.

Unter Berücksichtigung der im Arbeitszeitgesetz geregelten Bestimmungen, können Freiwillige Wochenend- und Feiertagsdienste leisten. Freiwillige sollten nicht an zwei aufeinander folgenden Wochenenden zum Dienst eingeteilt werden und mindestens zwei freie Wochenenden im Monat sind zu gewähren. Bei minderjährigen Freiwilligen sind die Bestimmungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes einzuhalten. Aufgrund der gesetzlich geregelten Leistungen dürfen Überstunden, Wochenend- und Feiertagsdienste der Freiwilligen nicht mit finanziellen Zuschlägen vergütet werden.
Aufgrund der geltenden Arbeitsmarktneutralität und als Zeichen der Wertschätzung empfehlen wir, die Freiwilligen stets in einem angemessenen Rahmen einzuplanen.

Eine Freistellung vom Dienst mittels unbezahlten Urlaubs ist möglich. Freiwillige reichen dazu bei Ihnen einen formlosen Antrag ein, den Sie (im Falle der Bewilligung) unterzeichnet an die persönliche Begleitung (Querverweis?) weiterleiten. So können wir die betreffende Taschengeldauszahlung anpassen. Einige Freiwillige möchten sich z.B. intensiv auf den Test für Medizinische Studiengänge (TMS) vorbereiten. Wir empfehlen Ihnen, hier in einem guten Austausch mit den Freiwilligen zu bleiben/gehen.

Wenn Freiwillige während der Dienstzeit zu einem Vorstellungsgespräch z.B. für eine Ausbildung eingeladen werden, müssen sie von Ihnen freigestellt werden. Als Zeichen der Wertschätzung empfehlen wir, die Freiwilligen bei Bezahlung freizustellen.

Minderjährige Freiwillige dürfen grundsätzlich nicht zur Nachtarbeit eingesetzt werden. Wir empfehlen, dass dieser Grundsatz auch für volljährige Freiwillige festgelegt wird.
Nachtschichten sind für volljährige Freiwillige grundsätzlich nicht verboten. Die Freiwilligen dürfen allerdings nur in Anwesenheit einer Fachkraft und auf keinen Fall alleine eingesetzt werden. Einen Nachtzuschlag erhalten Freiwillige für den Nachtdienst nicht, jedoch einen entsprechenden Freizeitausgleich. 
Wir empfehlen, dies bereits im Vorstellungsgespräch zu thematisieren.

Pausen während der Arbeitszeit sind notwendig und daher gesetzlich geregelt. Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden beträgt die Pausenzeit mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden beträgt sie mindestens 45 Minuten. Länger als sechs aufeinanderfolgende Stunden dürfen Freiwillige nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.
Bei minderjährigen Freiwilligen müssen die Ruhepausen mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als viereinhalb bis zu sechs Stunden und 60 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden betragen. Länger als viereinhalb aufeinanderfolgende Stunden dürfen Jugendliche nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.
Als Pause gilt nur eine Arbeitsunterbrechung von mindestens 15 Minuten.

Freiwillige müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden haben.
Minderjährige Freiwillige dürfen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit nicht vor Ablauf einer ununterbrochenen Freizeit von mindestens 12 Stunden beschäftigt werden.

Für bestimmte Bereiche ermöglicht das Arbeitsschutzgesetz jedoch abweichende Regelungen zur Ruhezeit. Das ist vor allem bei Schichtbetrieben im Rettungsdienst oder auch in Krankenhäusern der Fall. In den Fällen gilt, was im Betrieb zu Ruhezeiten und den entsprechenden Kompensationsleistungen vereinbart wurde. 
Bei Unsicherheiten können Sie sich gerne bei uns melden.
 

An unserem ersten Bildungstag findet eine Seminareinheit zum Thema „Rechte und Pflichten im Freiwilligendienst“ statt. Hier sprechen wir mit den Freiwilligen über Themen wie Schweigepflicht, Aufsichtspflicht und Ruhezeiten im Schichtdienst. Zudem erhalten Sie einen Tätigkeitskatalog LINK, passend zum jeweiligen Einsatzbereich. Falls Sie als Einsatzstelle Fragen zu diesen Themen haben, melden Sie sich gerne bei uns.

Für jeden Einsatzbereich stellen wir Ihnen einen Tätigkeitskatalog zur Verfügung. Dort ist aufgeführt, welche Tätigkeiten Freiwillige übernehmen dürfen, und vor allem auch, welche Aufgaben Sie nicht ausführen dürfen. Die Freiwilligen erhalten diesen an ihrem ersten Bildungstag, dem „Willkommenstag“. Sie finden ihren Katalog hier…. (einfügen)

Bei einem 12-monatigen Freiwilligendienst und einer fünf-Tage-Woche stehen 26 Urlaubstage zur Verfügung. Bei sechs Monaten Dienst sind es 13 Urlaubstage.
Urlaubszeiten werden immer in Absprache mit der Einsatzstelle geplant. Auch hier gilt es, das Jugendarbeitsschutzgesetz zu beachten. Während der Bildungsseminare kann kein Urlaub genommen werden.  

Im Freiwilligendienst sollten Überstunden eine Ausnahme sein und sind aufgrund der Arbeitsmarktneutralität nicht vorgesehen. Kommen trotzdem welche zustande, müssen Sie als Einsatzstelle Gelegenheit zum zeitnahen Abbau geben. Überstunden können nicht ausgezahlt werden. 
Für minderjährige Freiwillige sind Überstunden laut Jugendarbeitsschutzgesetz § 8 verboten.